یک تکنیک کاملا کاربردی برای مدیریت زمان

فکر می‌کنید تنبل هستید و دلیل اینکه کارهایتان را هی به تعویق می‌اندازید تنبلی است؟ اول باید این ذهنیت را در خودتان از بین ببرید چون خیلی از افرادی که به‌طور روزانه کارهای زیادی را به‌طور منظم انجام می‌دهند هم از ابتدا این‌طور نبوده‌اند. تبدیل کردن کارها به یک عادت روزانه، کاری است که ما باید آن را یاد بگیریم. البته خیلی از عادت‌ها در لایه‌های عمیقی از مغز برنامه‌ریزی و نهادینه شده‌اند، آن‌قدر عمیق که نمی‌دانیم از چه زمانی و چطور این عادات در زندگی‌مان به وجود آمده‌اند.

اما یکی از خوشبختی‌های ما این است که ذهنمان قابلیت یادگیری و تغییر دارد. خبر خوب دیگر این است که عادت‌های خوب به یکدیگر کمک می‌کنند. مثلاً اگر مدیریت زمان را یاد بگیریم، می‌توانیم با تمرکز بیشتری هم به کارهایمان برسیم. از همین طریق هم خیلی از کارها مثل مطالعه و تمرین را می‌توانیم به عادت روزانه تبدیل کنیم. اما خیلی از ما در همان ابتدای کار یعنی «مدیریت زمان» مشکل داریم. در این مطلب یکی از تکنیک‌های کاربردی که در زندگی افراد زیادی تغییر ایجاد کرده را باهم بررسی می‌کنیم.

مدیریت زمان

چه‌کار کنیم که انجام کارهایمان به لحظه آخر موکول نشود؟

اصطلاح «دقیقه نودی بودن» احتمالاً توصیف‌کننده‌ی خیلی از ماست. گاهی انجام کاری که نهایتاً ممکن است دو ساعت از ما زمان بگیرد و برای انجامش یک هفته زمان داریم را آن‌قدر عقب می‌اندازیم تا نهایتاً در لحظات آخر، با استرس و اضطراب آن را به پایان می‌رسانیم و البته کاری که تحت فشار و استرس انجام شود، درنهایت کیفیت لازم را نخواهد داشت. خواه درس خواندن برای یک امتحان باشد، خواه تحویل پروژه به کارفرما یا مدیر. درهرحال ما هر بار این تجربه تلخ شکست در مدیریت زمان را پشت سر می‌گذاریم و تا دفعه‌ی بعد که در چنین موقعیتی قرار بگیریم آن را فراموش می‌کنیم. اما آیا همه‌چیز شبیه امتحان یا پروژه‌های کاری است که به‌هرحال «باید» در زمان خاصی آن را به اتمام برسانیم که به هر نحوی شده می‌رسانیم؟ امور شخصی‌مان چطور؟ مطالعه‌ی روزانه یا ورزش یا تمرین‌های شخصی که هیچ‌کس قرار نیست از آن امتحان بگیرد چطور؟ آن‌ها را تا کی می‌خواهیم به تعویق بیندازیم؟ تا ابد؟ شاید در عمل همین اتفاق بیفتد!

در این مطلب یاد می‌گیریم چطور با تکنیک پومودورو توانایی مدیریت زمان و به‌این‌ترتیب هم بهینگی کارهایمان را افزایش دهیم هم به‌تدریج آن‌ها را به عادات روزانه تبدیل کنیم.

تکنیک پومودورو چطور به مدیریت زمان کمک می‌کند؟

 در اواخر دهه ۱۹۸۰ فرانچسکو سیریلو نویسنده و کارآفرین، تکنیک پومودورو را ابداع کرد. روش بسیار ساده است: یک کار بزرگ یا کارهای زیادی که دارید را به فواصل کوتاه و زمان‌بندی‌شده تقسیم کنید و بین این مقاطع کوتاه کار کردن، استراحت‌های کوتاه هم داشته باشید

راهکاری ساده برای مدیریت زمان

 این کار مغزتان را تمرین می‌دهد تا بتواند برای دوره‌های کوتاه تمرکز کند و هم اینکه باعث می‌شود از فرصت زمانی که برای کارها دارید عقب نمانید. ما معمولاً انجام کارها را به اندازه همان زمانی طول می‌دهیم که برای انجام آن فرصت داریم. ممکن است برای کاری که به‌طور مفید در یک روز انجام می‌شود یک هفته زمان داشته باشیم، و به شکلی قابل پیش‌بینی، دقیقاً همان یک هفته را برای انجامش وقت می‌گذاریم. اما استفاده از چرخه پومودورو چون کارها را به مقاطع کوتاه تقسیم می‌کند، باعث بهینگی استفاده از زمان می‌شود.

 در مدیریت زمان با پومودورو، زمان را به تکه‌های ۲۵ دقیقه‌ای که با وقفه‌های پنج‌دقیقه‌ای از هم جدا شده است تقسیم می‌کنیم. به هر یک از این فواصل یک پومودوروس می‌گوییم و بعد از هر چهار پومودوروس حدود ۱۵ تا ۲۰ دقیقه استراحت می‌کنیم.

 چرا اسم آن را پومودورو گذاشته‌اند؟

سیریلو وقتی از این روش استفاده می‌کرد، از یک تایمر که شکل آن شبیه گوجه‌فرنگی بود برای اندازه‌گیری زمان استفاده می‌کرد. پومودورو در زبان ایتالیایی به معنای گوجه‌فرنگی است.

 ایده تکنیک پومودورو این است که وجود تایمر احساس فوریت را به شما القا می‌کند. بنابراین به‌جای اینکه فکر کنید در یک روز کاری بی‌نهایت زمان برای انجام کارها دارید و به همین دلیل زمان‌های با ارزشتان را به حواس‌پرتی بگذرانید، این را می‌دانید که فقط ۲۵ دقیقه فرصت دارید که تا حد ممکن یک کار را پیش ببرید.

 علاوه بر این، استراحت‌های اجباری بین این زمان‌ها باعث می‌شود در انتهای روز، آن احساس ناخوشایند خستگی که معمولاً در پایان روزهای کاری داریم را تجربه نکنیم. درواقع بیست‌وپنج دقیقه زمانی است که نه آن‌قدر طولانی است که نتوانیم از گوشی و سایر وسایل پرت‌کننده حواس فاصله بگیریم، و نه آن‌قدر کوتاه است که نتوانیم کاری را در طول این زمان از پیش ببریم.

 برای نگه‌داشتن تایمر می‌توانید در ساده‌ترین حالت از تایمر گوشی استفاده کنید. البته اپلیکیشن‌های متعددی هم برای استفاده از تکنیک پومودورو در دسترس هستند، ازجمله clear focus و flora که برای کاربران iOS و اندروید طراحی شده است.

 افراد عادات مختلفی هنگام کار دارند. مثلاً بعضی‌ها می‌توانند ساعت‌ها بی‌وقفه پای سیستم کامپیوتر بنشینند و بعضی‌ها کارهایشان را طی دقایق کوتاه هم‌زمان با تلویزیون نگاه کردن انجام می‌دهند چون نمی‌توانند طولانی‌مدت تنها روی یک کار تمرکز کنند.

اما با عادت به مدیریت زمان با سیستم پومودورو می‌توانید چند کار بسیار مهم انجام دهید

  • عادت به انجام چند کار هم‌زمان( که برای ذهن بسیار مخرب است) را از بین ببرید
  • تنها روی کاری که در دست دارید متمرکز باشید
  • کارهای بیشتری را در طول روز انجام دهید چراکه احساس فوریت دارید
  • از ذهنیت کمال گرایانه برای انجام کارها فاصله بگیرید
  • سطح بالاتری از قدرت تمرکز و اراده را در خودتان تقویت کنید(چون تقویت تمرکز هم مثل ساختن عضلات بدن نیاز به تمرین دارد)
  • سطح استرس را در خودتان کاهش دهید چون در یک‌زمان تنها به انجام یک کار مشغولید.

 این‌ها فقط چند مورد از مزایایی است که بعد از عادت به استفاده از تکنیک پومودورو در زندگی تجربه خواهید کرد.

بیایید یک‌بار دیگر مرور کنیم که چطور باید از تکنیک پومودورو در انجام کارهای روزانه استفاده کرد

  1. کاری که می‌خواهید انجام دهید و زمان حدودی که برای آن نیاز دارید را انتخاب کنید
  2. یک تایمر را به مدت 25 دقیقه تنظیم کنید.
  3. 25 دقیقه بدون پرداختن به چیزهایی که حواستان را پرت می‌کند به انجام کار بپردازید
  4. برای تجدید انرژی 5 دقیقه استراحت کنید و بعد پومودوروس بعدی را شروع کنید.

بعد از اتمام چهار پومودوروس ، 20 تا 30 دقیقه استراحت کنید

  • قانون 1:

استراحت‌ها اختیاری نیستند. وقتی تایمر زنگ می‌زند «حتماً» کار را متوقف کنید و یک استراحت کوتاه به خودتان بدهید. شما به این زمان برای کسب انرژی نیاز دارید. می‌توانید از آن برای انجام یک تمرین سبک بدنی، رفتن به دستشویی، یا نوشیدن یک فنجان چای استفاده کنید.

  • قانون 2:

وقتی کارهایی با سختی کمتر را انجام می‌دهیم، به خاطر داشتن تمرکز پایین‌تر احتمالاً آن‌ها را در دو یا سه پومودوروس به اتمام می‌رسانیم. کارهای سخت‌تر که میزان تمرکز بیشتری را طلب می‌کند را معمولاً می‌توانیم در یک پومودوروس هم انجام دهیم. البته این تعداد، بازهم بسته به نوع کار افراد، متفاوت است

تکنیک پومودورو
  • قانون 3:

فرانچسکو سیریلو معتقد است که وقتی یک پومودورو به هر دلیلی (مثلاً زنگ خوردن تلفن) نیمه‌تمام می‌ماند، نباید آن را محاسبه کرد. اما پیشنهاد ما این است که حتی اگر مثلاً بعد از 10 دقیقه کار کردن، به دلیلی ضروری، کار را متوقف می‌کنید، در مقطع بعدی این ده دقیقه را هم محاسبه کنید و به‌جای 25 دقیقه، 15 دقیقه به کار بپردازید. چون اگر قرار باشد هر بار به ابتدای یک پومودوروس بازگردیم، ممکن است افراد زیادی در میانه راه از این روش دلسرد شوند و آن را ادامه ندهند.

ما معتقدیم تمرین مدیریت زمان و درعین‌حال، تمرکز را باید از قدم‌های آسان شروع کرد و به‌تدریج ذهن را تمرین داد. اما فراموش نکنید که این تکنیک در عین سادگی، قوانین خودش را دارد و باید برای گرفتن بهترین نتیجه، تا حد ممکن به این قوانین وفادار بمانید.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *